В целях оптимизации управления материально-техническим обеспечением в вертикально-интегрированных компаниях (холдингах), использующих в своей производственной деятельности значительное количество материально-технических ресурсов (далее МТР), широко применяются информационные системы класса ERP (англ. Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия), создающие единое корпоративное информационное пространство.
Одним из элементов ERP-системы является корпоративный Справочник МТР, в котором содержится нормативно-справочная информация о закупленной и закупаемой продукции промышленного назначения для организации централизованной закупочной деятельности. С помощью указанного справочника формируются годовые планы закупки и организуется внутренняя заявочная кампания для проведения плановых и внеплановых закупок.
Ведением Справочника МТР занимается служба НСИ (нормативно-справочной информации) из головной компании или уполномоченный оператор информационной системы – отдельное обособленное подразделение компании, совмещающее в себе функции централизованного закупочного органа.
Справочник представляет собой совокупность классификаторов МТР и карточек МТР. Для классификации МТР, как правило, используют ОКП (Общероссийский классификатор продукции), ОКПД2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности) или собственные корпоративные классификаторы МТР. На карточке МТР отображается наименование продукции, ее основные характеристики и параметры.
Как правило, источником для внесения и актуализации информации об МТР являются каталоги производителей. Но в последние годы для сокращения количества ошибок при проведении закупочных процедур, снижения объема невостребованных МТР (неликвидная продукция) и в целях соответствия требованиям нормативно-правовых актов (в области закупочной деятельности) единственным источником информации служат нормативные документы (далее НД), в соответствии с которыми производители изготавливают продукцию:
• Национальные стандарты на продукцию (ГОСТ, ГОСТ Р);
• Стандарты организаций (СТО, СТП, ТУ).
Применение НД в качестве источника информации обусловлено следующими факторами:
• Каталоги производителей продукции актуализируются не чаще 1 раза в год и содержат неактуальную или ошибочную информацию: неизвестен производственный статус продукции (прекращение выпуска или снятие с производства), указанные НД на продукцию отменены или заменены, обозначения продукции не соответствуют обозначению, изложенному в НД.
• НД на продукцию является частью конструкторской документации (КД) и любое изменение в ней вносится в НД.
• НД на продукцию используются при подтверждении соответствия продукции (сертификации и декларировании).
• В соответствии с требованиями пункта 1 части 10 статьи 4 Федерального закона от 18 июля 2011 г. № 223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и пункта 2 части 1 статьи 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» описание продукции в части их наименований, обозначений и основных характеристик используется только из нормативных документов, которые определены статьей 14 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162‑ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
• Обозначения НД на продукцию являются уникальными идентификаторами, позволяющими точно идентифицировать изделия при совпадении обозначения однородной продукции.
• Обозначение НД на продукцию используется в проектной документации на реконструкцию, техническое перевооружение и строительство промышленных объектов.
Для формирования информации об МТР используются следующие требования, изложенные в НД:
• правила формирования обозначения продукции при заказе по НД;
• основные характеристики и параметры, которые являются частью обозначения продукции при заказе по НД.
В связи с отсутствием единых требований к формированию обозначений продукции у каждого производителя используется собственная система обозначения. В связи с этим при вводе информации о продукции в Справочник МТР возникают определенные проблемы, связанные с идентификацией продукции и ее выбором для формирования внутренней заявки на проведение закупочных процедур. Рассмотрим указанные проблемы на примере трубопроводной арматуры.
Несмотря на вышеуказанные проблемы, в связи с различными подходами производителей к формированию обозначения продукции инициаторы закупок эффективно используют Справочники МТР. Но возникает проблема эффективного обмена информацией между производителями и потребителями продукции – отсутствие обратной связи для актуализации (обновления) информации о размещенной в справочнике продукции.
Для налаживания эффективного информационного обмена и снятия проблем, связанных с неверной идентификацией продукции, производителям необходимо выполнить следующее:
1. Разместить в каталогах и на официальных сайтах перечни действующих, замененных и отмененных НД на производимую продукцию.
2. Оперативно вносить изменения в каталоги продукции при действиях с НД (внесении изменений, замене или отмене) на производимую продукцию.
3. Привести обозначения арматуры в соответствии с рекомендациями Приложения Б «Рекомендации по формированию наименования арматуры в документации ГОСТ 24856‑2014».
4. Наладить взаимодействие с оператором информационной системы заказчика для оперативного обмена сведениями о закупаемой им продукции.
5. Подготовить для информационного взаимодействия актуальную выписку из НД (передача которой не влияет на коммерческую тайну), включающую титульный лист, листы регистрации изменений НД и листы, содержащие следующую информацию: область применения и назначения продукции, правила формирования обозначения продукции при заказе по НД, основные характеристики и параметры, которые являются частью обозначения продукции.
Вышеуказанные мероприятия позволят производителям снизить следующие риски:
• Внесение в проектную документацию продукции, снятой с производства или производимой по новому НД.
• Поставки снятой с производства продукции (неликвид, контрафакт) недобросовестными поставщиками.
• Публикации тендеров (конкурсов) на закупку с ошибочной информацией о продукции, а также на продукцию, снятую с производства или производимую по новому НД.
Опубликовано в "Вестнике арматуростроителя" №6 (34), 2016 г.
Размещено в номере: «Вестник арматуростроителя», № 6 (34) 2016
